ARCHIVISTICA

ARCHIVISTICA

El archivo es importante para la administración ya que permite toma de decisiones y Fuentes de historia.

Gestión documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000).

Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.
Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.
PDG-programa de gestión documental
Se compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.
Se basa en la adopción de tablas de retención documental, seguimiento, identificación de los procesos de un programa de gestión documental y sus flujos de información.
Proceso de producción de documentos:

1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.
2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.
Proceso de recepción:1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.
2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.Proceso de distribución:
1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.
2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.
3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.Proceso de tramite:
1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.
2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.Proceso de organización:1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.Conformación de series y subseries de documentos.
2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.
3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.
Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.
Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

INVENTARIOS Y BALANCES

LIBROS CONTABLES

LIBROS CONTABLES

OBJETIVOS

a- reforzar el conocimiento
b- Identificar los pasos en la contabilización de las operaciones comerciales
c- Desarrollar habilidades en los registros contables
d- Reconocer la globalización contable en forma secuencial
e- Afianzar los conocimientos en los registros contables.
f- Cuadrar los libros principales y auxiliares
g- Elaborar balances del mayor y de los auxiliares

EJERCICIO

La empresa Postres el gordo Ltda., propiedad de…. Para iniciar operaciones tiene:
En efectivo
$ 50.000Bancos:
De Santander $5.800.000
Inventario de mercancías
15 tortas sabor chocolate, referencia 32 A $ 20.000 C/U
24 postres sabor fresa referencia 55C A $ 3.000 C/U
32 tortas tamaño pequeño sabor vainilla, referencia 18G (algo para guardería) a $ 5.000 c/u
Muebles y enseres:
1 horno marca HACEB tamaño grande Referencia Nº. 1076 avaluado en $3.500.0001
refrigerador marca LG tamaño grande Referencia Nº. 2066 avaluado en $1.000.0001
*escritorio de madera para reuniones y otras cosas referentes a la empresa, referencia N°.3098 evaluado en $ 46.0009
*sillas de plástico rimax, referencia Nº. 3209 avaluadas en $10.000 c/u
1 vitrina de vidrio para exhibición referencia N° 5467 avaluada en $100.000 c/uCuentas por pagar:A la Distribuidora el repostero el repostero $ 200.000 y a vitrinas el mocho S.A $ 50.000

EL GRAFICO DE GANTT

EL GRAFICO DE GANTT

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método
gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio
y finalización de las diversas actividades.Llamado también cronograma de
actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud
de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una
actividad.
La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse
cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.
Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico de Gantt que dispone
los tiempos y actividades para la realización de una investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

HENRY LAURENCE GANTT

Henry Laurence Gantt (1861-1919)


Condado de Calvert, Maryland, Estados Unidos, 1861 - Pine Island, Nueva York, Estados Unidos, 23 de noviembre de 1919)fue un ingeniero industrial mecánico estadounidense.

Fue discípulo de Frederick Winslow Taylor, siendo colaborador de éste en el estudio de una mejor organización del trabajo industrial.

Sus investigaciones más importantes se centraron en el control y planificación de las operaciones productivas mediante el uso de técnicas gráficas, entre ellas el llamado diagrama de Gantt, popular en toda actividad que indique planificación en el tiempo.
Su obra principal, publicada en 1913, se titula "Work, Wages and Profits" Trabajo, salarios y beneficios.
Fue uno de los más inmediatos seguidores de Taylor, con quien trabajó durante 14 años. Sin embargo, en el momento en que las teorías de Taylor comenzaron a ser duramente criticadas de deshumanizadas, Gantt mostró un especial interés – no sólo teórico sino práctico – por el aspecto humano. También enfatizó la importancia de la capacitación y el entrenamiento para el mejor desarrollo de los trabajadores.